Получил претензию от контрагента: что делать в первые дни

Открываешь почту — а там письмо на фирменном бланке: «Требуем оплатить задолженность и неустойку в течение 10 дней, иначе обращаемся в суд». Или курьер привёз конверт. Или контрагент кинул скан в мессенджер. Реакция обычно одна из двух — паника или желание закрыть вкладку и вернуться к этому позже. Оба варианта проигрышные: пока вы тянете, срок ответа идёт, а неустойка капает.

Ниже — что происходит в первые дни после того, как ИП, компания или фрилансер получает требование денег.

Первое: зафиксируйте дату получения

Именно от даты, когда претензия к вам пришла, отсчитывается срок на ответ. Значит, её надо закрепить, а не хранить в памяти «где-то на прошлой неделе».

Бумажное письмо — сохраните конверт со штемпелем и отметку о вручении. Электронное — не удаляйте, посмотрите точное время. Пришло через мессенджер или ЭДО — сделайте скриншот с датой.

Сам срок ответа обычно прописан в договоре: например, «сторона рассматривает претензию в течение 15 рабочих дней». Если срока в договоре нет, отсчитывают разумный срок или тот, что назван в самой претензии. Для споров между компаниями и ИП, где досудебный порядок обязателен, закон по общему правилу отводит на ответ 30 календарных дней, если иное не установлено договором.

Второе: пройдитесь по чек-листу

Не бросайтесь ни платить, ни спорить, пока не разобрали само требование. Пять вопросов:

• Тот ли договор. Сверьте номер, дату, реквизиты. Бывает, претензию шлют по договору, который вы давно закрыли, или вовсе путают контрагента.
• Кто подписал. Под претензией должен стоять директор или человек с доверенностью. Бумага от «менеджера Иванова» без полномочий юридической силы не имеет.
• Вам ли адресовано. Совпадают ли наименование, ИНН, адрес. Ошибка в адресате — уже повод уточнить, к кому вообще вопрос.
• Как посчитана сумма. Разложите цифру: основной долг, неустойка, проценты. Чаще всего завышен именно расчёт неустойки или взят не за тот период.
• Не истёк ли срок давности. По общему правилу общий срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ). Истёкшая давность сама по себе иск не блокирует, но по заявлению стороны в споре суд вправе отказать во взыскании (ст. 199 ГК РФ). Вопрос тонкий, и с ним разумно идти к юристу.

Заодно проверьте, обязательна ли досудебная стадия в принципе. Между организациями и ИП по денежным требованиям она чаще всего обязательна — как это устроено, разобрано в материале про порядок досудебной претензии.

Третье: поднимите договор и всю обвязку к нему

Претензия — это версия одной стороны. Ваше дело — сверить её с документами.

Что искать:

• Акты и накладные. Подписаны ли акты выполненных работ, товарные накладные, УПД. Если акт вы не подписывали и отправляли мотивированный отказ — это козырь. Как устроена приёмка — в статье про акт выполненных работ.
• Переписку. Письма, где переносили сроки, согласовывали изменения, признавали или оспаривали претензии по качеству.
• Условие о неустойке. Найдите пункт про пени и штраф, гляньте ставку и есть ли предел («но не более 10% от суммы»). Нередко в договоре стоит потолок, о котором вторая сторона в претензии «забыла». Чем штраф отличается от пени и как считается неустойка — в справке про неустойку и разборе штрафа и пени.
• Подсудность. В договоре часто указано, какой суд рассматривает спор. Пригодится, если дело дойдёт до суда.

Пока собираете всё это, картина проясняется сама: требование обоснованно полностью, частично или не обоснованно вовсе.

Четвёртое: выберите линию поведения

По сути, дорог три.

Заплатить. Если долг реальный и спорить не о чем, оплата закрывает вопрос и заодно тормозит рост неустойки — она начисляется по день фактической оплаты. Чем дольше тянете, тем больше набегает. Платите частями — укажите в назначении платежа, за что именно, чтобы деньги не «размазались» непонятно как.

Договориться. Между «заплатить всё сразу» и «воевать» есть середина. Закон допускает рассрочку, мировое соглашение, снижение неустойки по договорённости. Если у вас есть встречное однородное требование к тому же контрагенту (он тоже вам должен), обязательства можно прекратить зачётом — это предусмотрено ст. 410 ГК РФ. Зачёт оформляют заявлением, и в формулировках легко ошибиться, так что тут лучше действовать аккуратно.

Ответить отказом или возражением. Считаете требование необоснованным — не молчите, а пишите мотивированный ответ. Спокойно, по пунктам: с чем не согласны и почему, со ссылкой на договор и документы. Такой ответ по духу близок к протоколу разногласий: вы фиксируете позицию письменно, а не на словах.

В любом из трёх сценариев ответ лучше направить тем способом, что допускает договор, и сохранить доказательство отправки.

Чего делать НЕ надо

Три ошибки, которые дорого обходятся.

Игнорировать. От молчания претензия не растворится — зато вы теряете шанс снять или сбить требование до суда и добавляете себе расходов. Особенно чувствительно это в спорах с потребителями: Закон РФ «О защите прав потребителей» предусматривает штраф в размере 50% от присуждённого в пользу потребителя, если требование не удовлетворили добровольно, плюс неустойку за просрочку. Отдельный разбор — что бывает, когда на претензию не отвечают.

Признавать долг «в общих словах». Фразы вроде «да, мы в курсе задолженности, скоро всё оплатим» кажутся вежливыми, но у них есть юридический эффект. Действия, свидетельствующие о признании долга, прерывают течение срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ) — и трёхлетний срок начинает течь заново. Признаёте что-то — делайте это осознанно и по конкретной сумме, а не «в целом».

Обещать невыполнимые сроки. «Оплатим до конца недели», когда денег на счёте нет, — это будущая новая просрочка и лишний аргумент против вас. Обещать стоит ровно то, что реально исполните.

Коротко про порядок

Зафиксировали дату → прошли чек-лист, кто и что от вас хочет → подняли договор с актами и перепиской → решили: платить, договариваться или возражать → в любом случае ответили письменно и сохранили подтверждение.

Сумма серьёзная, договор запутанный или непонятно, обоснованно ли требование, — это повод показать документы юристу до того, как истечёт срок ответа. Раннее решение почти всегда дешевле позднего.